يخشى أصحاب المنشآت الصناعية والتجارية، وحتي الأشخاص العاديين من سرقة معلوماتهم وبيانات أعمالهم، سواء البيانات المكتوبة في الأوراق ” المستندات الورقية” وحتي الإلكترونية المحفوظة علي أجهزة الحاسوب .

 

 

وحراسة المنشآت وتأمينها يندرج تحته الوصول لدرجات التأمين القصوى للمعلومات، والتي تنحصر عند

عدم إفشاء معلومات عن المنشأة وطبيعة عملها لأي فرد خارج المنشآة، و حماية المنشآة من عمليات

التسلل لسرقة مستندات المنشآة أو أي عملية نهب أو سرقة لها، لكن يقع علي صاحب المنشآة

و المسئولون عن حفظ المعلومات والبيانات الخاصة بالمنشآة عبئ توفير درجات الحماية لعدم سرقة

تلك البيانات الهامة، كيف ذلك..؟!

 

 

أولاً ….لنتفق مبدئيًا أن كلمة بيانات تشمل كل معلومة هامة أو سرية بالمنشآة سواء من مستندات وعقود و بيانات تشغيل المنشآة، والوثائق والمعلومات والمعاملات والبيانات المحفوظة على الورق،

 أو أجهزة الحاسبات الآلية، و غيرها من وسائل الحفظ الأخرى كالأفلام والشرائح الشفافة وغيرها.

 

 

ثانيًا :-  لحفظ تلك البيانات داخل المنشأة ، يجب حفظ المستندات الورقية وكل ما يسهل حفظه

داخل ” خزينة” محكمة الغلق، لا تفتح إلا بواسطة من لديهم أرقامها السرية أو مسموح لهم بفتحها،

وإذا كانت محفوظة علي أجهزة الحاسوب فيجب أن تكون محمية ببرامج حماية من الاختراق أو القرصنة .

 

 

ثالثًا : فيما يخص المنشأت التي طبيعة عملها تتطلب وجود غرفة لحفظ البيانات والمعلومات،

يجب اتباع الأتي عند تأسيس الغرفة: –

 

 

1-   أن تكون المواد المستعملة في بناء الغرفة  غير قابلة للاشتعال، بجدران غيرقابلة لاشتعال، لتفادي مع حدوث حرائق في المنشآة أن تصل تلك النيران إلي غرفة حفظ المعلومات، و يراعى عند تصميم الغرفة أن تحتوي على ملحق منفصل إنشائياً عن المبنى ومتصل إلكترونياً  لحفظ النسخ الاحتياطية الالكترونية،   لحفظ المعلومات أوتوماتيكياً إلى غرف الحفظ الرئيسي.

 

 

2- أن تكون غرفة حفظ المعلومات بعيدة عن الأقسام الأخري .

 

 

3- يخصص مكان خاص مقاوم للحريق ومزود بخواص حماية  لوضع  الأقراص اللألكترونية و أشرطة حفظ البيانات .

 

 

4-  أن تكون جميع المواد المستعملة في تغطية الأرضيات والأسقف مقاومة لاشتعال.

 

 

5 – يجب أن تكون تشطيبات الإنشاءات مانعة لنفاذ وتكوين الغبار.

 

 

6 – يجب أن يجهز المكان بنظَام لطرد الدخان والغازات الناجمة عن الاشتعال في حالة الحريق، خاصة وأن

لمجموعات الالكترونية حساسة للغاية.

 

 

7- يجب تزويد الأرضيات ببلاط عازل مصنوع من مواد مقاومة للاشتعال،  وأن توجد بين الأرضية الاصطناعية والأرض عدة فراغات تكفي لمرور التوصيلات الكهربائية لتغذية الأجهزة ومجاري الهواء النقي وأنابيب ماء تبريد الحاسبات الآلية ذات القدرة العالية لتحمل درجة الحرارة.

 

 

8- يجب توفير خزائن غير قابلة للاشتعال وعاكسة تؤمن حماية كاملة من الحرارة والرطوبة من أجل حفظ الوسائل التي تحوي المعلومات والملفات، ويجب إبقاء الخزائن مغلقة بعد أخذ الوثائق.

 

 

9-  أن تكون جميع تجهيزات وفرش وإكسسوارات وتشطيب الأرضيات والحوائط والأسقف للغرف التي بها وسائل الحفظ المركزي من النوع المقاوم للحريق الذي يشتعل.

 

 

10 –  أن تكون أبواب غرف الحفظ من النوع المقاوم للحريق والذي يقفل بإحكام, مع وجود وسيلة قفل أوتوماتيكية عند ارتفاع درجة الحرارة الخارجية.